04 травня 2022 року Центр соціально-економічних досліджень CASE Україна провів дискусію на тему «Євроінтеграція бухгалтерського обліку: чому акти виконаних робіт більше не обов’язкові». У ній взяли участь заступниця директора Info Sapiens Інна Волосевич, керуючий партнер Saivens Group Олена Жукова та директор з розвитку CASE Україна Євген Шульга, модерував захід виконавчий директор CASE Україна Дмитро Боярчук.
Публікуємо ключові тези дискусії, а також стислий переказ доповідей спікерів.
Основні тези
- Акт виконаних робіт – це документ, який підтверджує факт надання робіт/послуг і відсутність претензій у замовника до якості їх надання. Його використовують також для можливості розрахувати настання податкових зобов’язань, а саме податкового кредиту.
- Акт виконаних робіт не страхує від ризиків невиконання робіт і фіктивності операцій. Суд не вважає акт виконаних робіт доказом того, що сторони задоволені наданими роботами чи послугами.
- Ведення актів виконаних робіт в Україні створює проблеми на міжнародному рівні. У розвинених країнах світу відсутній такий документ, натомість використовують інвойси або виставлення рахунків.
- Опитування засвідчило, що фізичні особи-підприємці підписують п’ять актів виконаних робіт на місяць, тимчасом як юридичні особи – у середньому до 30 актів на місяць. Для адміністрування актів задіяні співробіники, які витрачають більш як 13% свого часу.
- Деякі підприємства самостійно доставляють акти виконаних робіт, друге місце посідає спосіб доставки власним кур’єром або особисто.
- Багато, а саме більш як 70% (73–74%) українських підприємців вважають, що не обов’язкове підписання актів виконаних робіт полегшує провадження бізнесу.
- Робота з актами виконаних робіт – це дорого та неефективно. Витрати на підписання, доставку та облік актів у середньому становлять 2000–4000 грн на місяць, а це 34 млрд грн, близько 0.6% ВВП у масштабах країни.
- Доцільно змінити законодавство щодо необов’язковості актів виконаних робіт для українських підприємців, оформлювати їх на добровільній основі, що спростить умови для надавачів і отримувачів робіт і послуг.
Переказ дискусії (відео повної дискусії за посиланням)
– Скільки коштує обіг актів виконаних робіт для економіки, чому вони створюють незручності та як підприємці ставляться до перспективи необов’язкового оформлення актів виконаних робіт?
Євген Шульга
Зараз в Україні змінюється економічне середовище і створюються нові умови для поліпшення роботи підприємців. Це дослідження нам допомогла провести американська мережа Атлант, яка займається поширенням ідей вільного ринку, спрощення підприємницького середовища та збільшення економічних свобод у всьому світі.
Акт виконаних робіт – це документ, який у теорії, в задумі для надавачів і отримувачів послуг має підтвердити факт надання послуги, замовник не має претензій до якості її надання. Так само цей документ використовують для можливості розрахувати настання податкових зобов’язань. Однак поступово сам задум акта втратив з часом своє первинне значення. По-перше, якщо підприємство планує уникнути фіктивних операцій, коли люди між собою домовляються про оплату за надані послуги, яких насправді немає, він занижує свій прибуток. До всього акт виконаних робіт не страхує від ризиків, він не буде 100% гарантією, що операція не була фіктивною. По-друге, суди теж не вважають акт виконаних робіт доказом того, що сторони задоволені наданими послугами.
У розвинених країнах підприємці взагалі не мають такого поняття, як акт виконаних робіт, вони обходяться без цього документа. Тому ми вирішили дослідити, яким чином вони вирішують для себе це питання. З’ясувалося, що здебільшого у розвинених країнах просто достатнього оплатити рахунок. Виставлення рахунка і його оплата підтверджують те, що послуги надано.
Ведення актів виконаних робіт в Україні створює також певні проблеми на міжнародному рівні. По-перше, це суперечить практиці країн ЄС. Україна має відповідати умовам ЄС, а не навпаки. По-друге, оскільки в більшості країн немає такої вимоги, то виникають проблеми для міжнародної торгівлі надання послуг. Оформлення документів, потрібних в Україні, створює додаткові незручності закордонним підприємцям. Попри те, що в Україні вже створювали певні умови для спрощення провадження бізнесу з міжнародними партнерами, оформлення актів виконаних робіт досі практикують.
Наше дослідження виявило, що в Україні існує запит підприємців на спрощення обігу актів виконаних робіт. З допомогою компанії Info Sapiens проведено опитування більш як 400 керівників, зокрема фінансових директорів підприємств. Уточнено їхнє бачення і практику, як вони працюють з актами виконаних робіт, скільки часу це в них забирає, чи вважають вони за потрібне спростити обіг актів виконаних робіт. Ось отримані результати.
Насамперед юридичні і фізичні особи мають різне ставлення з огляду на особливості провадження своєї діяльності, тому їх було розділено. Фізичні особи-підприємці підписують до п’яти актів виконаних робіт на місяць, тимчасом як юридичні особи в середньому до 30 актів на місяць. Скільки людей беруть участь в адмініструванні актів – для ФОПів це одна людина, але для багатьох великих підприємств у виробництві, підписанні, подальшому збереженні та обміні актів виконаних робіт беруть участь у середньому дві людини, але є і сім, вісім і більше. Тобто для деяких підприємств дуже багато людей задіяно в цьому процесі.
Яку частку робочого часу відбирає робота з актами? З’ясувалося, що для бухгалтерів – медіанне значення, тобто половина бухгалтерів витрачають більш як 13% свого часу лише на роботу з актами виконаних робіт. Друга половина витрачає менше, але 13% – це медіанне значення, це серйозно. Для директорів це значення 5%. Проте, окрім директора і бухгалтера, у виробництві актів виконаних робіт можуть брати участь інші працівники. Вони в середньому також витрачають приблизно 10% свого часу.
Намагаючись оцінити повну вартість цієї роботи для підприємства, ми включили питання вартості доставки актів. Деякі підприємці обмінюються в електронній формі і це їм практично нічого не коштує, окрім передплати на систему (200 грн на місяць), але, як з’ясувалося, таких підприємств у нас менше третини. Деякі підприємства самостійно доставляють акти виконаних робіт, тобто на другому місці за способом доставки – це доставка власним кур’єром або особисто. Люди витрачають власний робочий час на те, щоб відвезти акти, підписати, і це марнування часу насторожує.
Основне запитання всім нашим респондентам – як вони ставляться до необов’язковості підписання актів виконаних робіт. Якби ті підприємства, які хочуть їх підписувати, могли підписувати, а ті підприємці, для яких достатньо було б факту оплати на підтвердження задоволеності отриманими послугами, чи було б за таких умов легше працювати українському бізнесу? Тут ми отримали однозначну відповідь і більш як 70% (73–74%) підприємств і ФОПів, і юридичних осіб сказали: так, вони вважають, що за таких умов в Україні було б легше працювати.
Отже, в підсумку робота з актами виконаних робіт – це дорого і відбирає багато робочого часу в достатньо високооплачуваних працівників. Навіть якщо взяти за скромними оцінками заробітної плати, наприклад, бухгалтера в 15 000 грн, керівника в 20 000 грн, витрати на виробництво актів виконаних робіт на кожному підприємстві становлять 2000–4000 грн на місяць. Здається, це невеликі витрати, але якщо обчислити це за кожним підприємством, то в масштабах країни виходить сума в 34 млрд грн, близько 0.6% ВВП. Наші західні сусіди в середньому зростають на 4% ВВП на рік, Україна – на 3%. Є відрив у зростанні ВВП, і нам треба не просто його зупинити, а наздоганяти Польщу, Угорщину. Потрібне зростання ВВП країни на рівні 6% для того, щоб у перспективі досягти рівня розвитку західних країн. Тому навіть 1% ВВП достатньо велика цифра. Зрідка якесь економічне рішення може дати приріст ВВП на рівні 1–2–3%, але з таких маленьких рішень може скластися дуже велика економічна картина.
Наша пропозиція – доцільно зробити акт виконаних робіт для українських підприємців не обов’язковим. Це не означає повністю його скасувати. Це означає для тих, хто звик працювати з актами виконаних робіт, хто вважає, що вони потрібні для їхніх виробничих процесів, що ця можливість має залишитися, але якщо два підприємці між собою домовилися, що акт виконаних робіт їм не потрібен, то вони можуть просто виставити й оплатити рахунок. До того ж податкова не матиме права їх штрафувати і вважати їхні домовленості фіктивними операціями. Використання актів виконаних робіт – це дорого, марнує час підприємців, це можна зробити на добровільній основі і дати змогу підприємцям обирати і самим вирішувати.
– Керуючий партнер Saivens Group Олена Жукова з обережністю ставиться до цієї ініціативи. Розкажіть, будь ласка, чому ви проти скасування актів виконаних робіт?
Олена Жукова
Безперечно, я проти цього. Чому? Існує піраміда нормативних актів, кожен нормативний акт, який іде нижче, має меншу вагу і повинен повністю відповідати нормативному акту вищого рівня. На вищому поверсі піраміди – Конституція України, вона є законом прямої дії. Нижче – закони України, зокрема кодекси. Ще нижче – постанови Кабінету міністрів, накази Мінфіну та інші нормативні акти, які є підзаконними. Якщо ми хочемо впровадити якийсь підзаконний нормативний акт, наприклад наказ Мінфіну, який скасовує акти виконаних робіт, ми маємо це здійснити таким чином, щоб він повністю відповідав законам і кодексам вищого рівня. Передусім основним є Цивільний кодекс України, який передбачає необхідність актів виконаних робіт.
Розглянемо главу 61 Цивільного кодексу «Підряд», стаття № 837: «За договором підряду одна сторона (підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони, а замовник зобов’язується прийняти та оплатити виконану роботу». Таким чином, прийняття виконаної роботи має підтверджуватися відповідним документом, згодою замовника, що роботу виконано якісно, повністю. Такі ж моменти є в інших статтях, наприклад стаття № 853. Найбільш повно це відображено також у параграфі, що стосується будівельного підряду, – стаття № 882 «Передання та прийняття робіт: передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформлюються актом, підписаним обома сторонами». Основна вада інвойсу, який використовують у міжнародній практиці, – це те, що немає підпису другої сторони, а саме замовника, який має здійснити платіж. Якщо замовник здійснив платіж – це добре, можливо, він погодився, але може бути, що він помилився.
Центральний момент зовсім не податки, не бухгалтерський облік – це наступне за сенсом. Основний момент акта виконаних робіт – це наріжний камінь всього існування, це права власності, перехід права власності. Якщо ми розглядаємо акт передання-прийняття акта виконаних робіт – це коли підрядник передає у власність замовника результати робіт.
Якщо розглядати будівництво як найбільш добре прописаний у Цивільному кодексі момент, який прописує акти виконаних робіт, то тут є маса паперових документів, які займають набагато більше часу, аніж підписання акта виконаних робіт, – проектна, кошторисна, щомісяна документація, справки про вартість, приховані роботи, журнали ведення робіт та ін. Дуже багато документів і актів виконаних робіт займають навіть не тисячну частку процента.
На мою думку, неможливо знайти жодного будівельника, який сказав би, що акти виконаних робіт не обов’язкові, бо для будівництва скасування їх – самогубство.
Упродовж тривалого часу як адвокат я маю великий досвід роботи судових процесів і в господарських, будівельних, і в податкових справах. Щодо будівельних моментів у суді – це акти виконаних робіт і господарські процеси зі стягнення заборгованості. Якщо є акти виконаних робіт, тобто документально підтверджено згоду іншої сторони на те, що роботи зроблено якісно, вчасно і в строк, то сам процес оплати проходить швидко. Якщо акт виконаних робіт не підписано, не зафіксовано прийому-передачі результатів робіт, то виграти суд і довести, що роботи справді виконано, дуже складно.
Аналогічна ситуація виникла зі скасуванням довіреності. Тоді також говорили, що це складний момент, що він спрощує документообіг, у результаті з’явилося багато проблем у підприємств, які цю довіреність скасували. На сьогодні скасування акта виконаних робіт призведе до того, що кожного разу потрібно буде кидатися грудьми на амбразуру, коли робити буде все надзвичайно складно, тому що буде вибито основний момент.
Таким чином, акт виконаних робіт не є документом першої необхідності, який можна було б скасувати. Є маса інших документів, які не потрібні, але акт виконаних робіт – це перехід права власності, відсутність претензій і передача ризиків.
Податковий кодекс багато в чому прив’язаний до акта виконаних робіт. Наприклад, перша подія з податку на додану вартість – це оплата або підписання акта виконаних робіт. Інвойс не підтверджує, що роботи виконано. Якщо в договорі буде написано зробити 10 платежів, їх зроблять, але це не означає, що будуть виконані роботи. За великим рахунком я сьогодні будь-кому можу виписати інвойс і сказати оплатити його. Спробуйте довести, що я вам якусь роботу не зробила.
Таким чином, перший момент – це в жодному разі не полегшення документообігу. Є маса інших документів, які потрібно прибрати, і це буде корисно; другий момент – суперечність законам, вищим нормативним актам; третє – це створить масу проблем підприємствам- підрядникам, вони всі захряснуть у судах. Акт виконаних робіт – це не податки, податки до нього вже чіпляються, це про перехід права власності та ризику. Тому я вважаю, що скасування актів виконаних робіт неможливе.
– Наскільки існування та обіг актів виконаних робіт насправді проблема для бізнесу?
Інна Волосевич
Наша компанія надає консалтингові послуги, ми підписуємо більш як 100 актів на місяць. Коли я ще не обіймала керівної посади, для мене найнеприємнішим моментом у роботі було бігання за клієнтами з проханням підписати акт. Потім у нашій компанії найняли спеціальну людину, яка з фултайм зарплатою займається суто доставкою паперових документів – договорів та актів. У нас є сотні клієнтів, зокрема за кордоном, які щоразу дивуються, що ми від них хочемо. Є також десятки місцевих підрядників у кожній області, яким щомісяця потрібні сотні договорів і актів. Це купа людських ресурсів, якби щонайменше у відповідального працівника забрати хоча б акти – це вже звільниться половина його часу на більш корисні речі.
Я хочу зробити уточнення щодо закону 2017 року. Там справді записано, що і акт, і рахунок-фактура можуть бути первинним документом, але проблема в тому, що в Законі «Про бухгалтерський облік» зазначено, що цей документ має бути підписаний. Тому ми займаємося актами не задля власного задоволення, а тому, що податкова не приймає інший документ, якщо його не підписано. На його підписання затрачають вагому кількість ресурсів.
Саме тому ми погодилися провести опитування, дякуємо CASE Україна за цю ініціативу. Компанія Info Sapiens за необов’язковість актів виконаних робіт тому, що вони створюють багато зайвої роботи і витрат, а також роздратування наших клієнтів. В ідеалі потрібно хоча б скасувати підпис, а як цей документ буде називатися – нам не принципово. Електронний документообіг усе це полегшує, але, на жаль, чомусь в Україні ним користується меншість клієнтів. Проблема паперового хаосу для нашого підприємства дуже актуальна. Нам не зрозуміло, що робити, якщо клієнт не підписує акт, а податкова може оштрафувати за його відсутність, хоча ми не порушуємо жодних законів і сплатили всі податки.
У нас є договори на 30 млн грн і ми готові прийняти ризик і не підписувати акти виконаних робіт. Якщо ж клієнт вимагає акт, ми, звичайно, готові його підписати, але для більшості клієнтів вони не потрібні, як і нам. Таких фірми, як наша, достатньо багато (74%), зокрема юридичних осіб. Ми хотіли б припинити «правове беззаконня» і змінити законно необов’язковість актів виконаних робіт.
– Як приймати рішення щодо необов’язковості актів виконаних робіт, якщо існують сфери, які не можуть без них обійтися?
Євген Шульга
Так, існують галузі, в яких підписання актів виконаних робіт конче потрібне. У будівельників своя особливість ведення документації, проте на практиці акти оформлюють суто для виконання нормативки в Україні. У Цивільному кодексі, на який Олена покликається як на авторитетне джерело, написано, що сторони можуть між собою домовитися укласти угоду в такому формулюванні, в якому вони хочуть. Якщо для роботи потрібен обмін актами виконаних робіт, закриття додаткових документів, обмін масонськими рукостисканнями, це все можна записати в угоду. Не треба всю країну тримати в заручниках однієї чи двох галузей, для яких це потрібно.
Можливо, навіть не в усіх будівельних компаніях потрібна саме така процедура. Законодавство не закарбоване в камені, його можна і необхідно змінювати, якщо Україна прагне стати розвиненою країною.
Ми вважаємо, що сторони мають право між собою домовитися, якщо їм потрібні акти виконаних робіт – запишіть це в угоді, виконуйте роботи відповідно до її умов. Та якщо для діяльності можливий спрощений варіант, в якому оплату рахунка засвідчено електронним підписом з ідентифікацією людини, навіщо змушувати всю країну дотримуватися правил, які потрібні далеко не всім.
– Як зараз можна скасувати, наприклад, акти наданих консалтингових, рекламих та інших послуг?
Олена Жукова
Насамперед акт виконаних робіт показує взаємовідносини між господарюючими суб’єктами. Це стосується базових основоположних моментів, переходу права власності на результати робіт і передачу ризиків за цим активом зі строком давності, прив’язаним до дати виконаних робіт, гарантійним строком і безлічі інших моментів, що стосуються безпосередньо господарського процесу та власності, а не відображення цього господарського процесу у бухгалтерському обліку . Тому скасувати акти виконаних робіт не можна.
Інна Волосевич
Мені не зрозуміла емоційність противників актам, бо всі, кому акти потрібні, не проти їх складання. Нехай кожне підприємство разом з клієнтами вирішуватиме, що їм складно, а що не складно робити. Я хочу мати право не робити акти виконаних робіт. У нас малий бізнес плюс один працівник, якому ми платимо зарплату суто за збирання паперових документів, це для нас досить суттєві витрати, це один момент. Основна ж проблема – якщо клієнт не хоче і не підписує акт виконаних робіт. Виходить, що держава не має жодних механізмів, а винні ми, тобто нам треба фальсифікувати документи або платити штрафи. Немає жодних механізмів, які захищають бізнес від цієї ситуації.
У нас сотні клієнтів і десятки з них не підписують акти, ми не будемо судитися, тим більше, що ми своїх клієнтів дуже любимо, дуже лояльні до них. Утім, жодного клієнта, який би нам не заплатив, у нас, на щастя, немає. Якщо клієнт не порядний, не збирається платити, він і акт не підпише, бо хто в своєму розумі, не бажаючи заплатити гроші, підпише акт, важко таку ситуацію уявити. Навіть якщо такий, не дай Боже, клієнт з’явиться, якщо він цей акт підпише, все одно документ не буде доказом у суді.